Coronavirus (COVID-19) : le fonctionnement (temporaire) des sociétés

Parmi les nombreuses mesures prises par le Gouvernement pour aider les entreprises à faire face aux difficultés occasionnées par la crise sanitaire du coronavirus, certaines visent la tenue des assemblées générales, et les délais prévus pour l’établissement, l’arrêté et le contrôle des comptes sociaux.

Coronavirus (COVID-19): modification des règles de convocation pour les sociétés cotées

Une convocation. Depuis le 12 mars et jusqu’au 30 novembre 2020, les sociétés dont les actions sont cotées et qui doivent normalement convoquer l’assemblée de leurs actionnaires par voie postale, ne sont plus tenues de le faire. Aucune convocation ne peut être annulée au motif qu’elle n’a pas pu être faite par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Une communication. Toute demande de communication de document ou d’information faite par un membre de l’assemblée à la société dont les actions sont cotées peut être traitée par message électronique, dès lors que le membre en question a précisé son adresse électronique dans sa demande.

Coronavirus (COVID-19): assouplissement des règles de délibérations pour toutes les sociétés commerciales

Une AG hors la présence de ses membres. Si l’assemblée générale (AG) devait se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer (en principe le gérant pour les SARL, le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance pour les SA) peut décider de la tenue de l’assemblée sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Délégation du pouvoir de convoquer l’AG. L’organe compétent pour convoquer l’AG peut déléguer son pouvoir de convocation au représentant légal (par exemple le directeur général dans une société anonyme). Depuis le 12 avril 2020, cette délégation de pouvoir doit être établie par écrit, préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

Une information par tout moyen. Dans ce cas, les membres de l’assemblée sont prévenus, par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée et des conditions d’exercice de leur participation, au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

Un renouvellement. Si les formalités de convocation ont déjà été en tout ou partie accomplies avant la modification du lieu de l’assemblée (ou du mode de participation des membres), elles n’ont pas être renouvelées.

Par exception, au sein des sociétés dont les actions sont cotées, les actionnaires doivent être informés dès que possible par voie de communiqué réalisé par la société. Il en va de même pour les sociétés dont les titres autres que les actions sont également cotées.

Conférence téléphonique ou audiovisuelle. Si l’assemblée se tient sans la présence physique de ses membres, l’organe chargé de sa convocation peut décider de prendre en compte, pour le calcul du quorum ou de la majorité, les membres participant par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition que le moyen utilisé (téléphone ou visioconférence) :

  • permette de les identifier ;
  • transmette leur voix ;
  • et permette la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Cas particulier des SA. Au sein des SA, il est possible que les statuts prévoient déjà que ses actionnaires puissent participer à une AG à l’aide de moyens de télétransmission. Ceux-ci ne peuvent, dans tous les cas, être utilisés qu’à la condition qu’ils respectent les mêmes conditions que celles nouvellement prévues (identification, transmission de la voix, et retransmission continue et simultanée des délibérations).

Pour toutes les décisions. Ces règles sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer.

Une consultation écrite… Les décisions des assemblées peuvent être prises grâce à la consultation écrite de leurs membres, dans tous les cas dans lesquels la Loi ne l’a pas interdit (comme l’approbation des comptes annuels ou la décision d’émission des obligations au sein des SARL). Aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne peut s’y opposer. Là encore, cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer. Il n’est pas nécessaire que les statuts la prévoient pour qu’elle puisse être mise en oeuvre.

… applicable aux assemblées des coopératives agricoles. Cette possibilité de consultation écrite des membres d’une assemblée vient d’être étendue aux sociétés coopératives agricoles ou aux unions de celles-ci, dans des conditions exactement similaires.

Vote par correspondance. Depuis le 12 mars 2020, lorsque la loi ou les statuts ou le contrat d’émission permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal délégué pour le faire peut décider que les membres adressent leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique mentionnée dans la convocation.

Représentation des membres de l’assemblée. Depuis le 12 mars 2020, s’il est permis aux membres de l’assemblée de se faire représenter lors de l’assemblée : les mandats sont adressés par les membres par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.

Concernant le procès-verbal (PV) d’AG. En outre, depuis le 12 mars 2020, le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale doit mentionner si celle-ci s’est tenue et a délibéré :

  • sans la présence physique des membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, notamment dans le cas où l’assemblée devait initialement se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des mesures sanitaire ; dans ce cas, le PV doit mentionner la nature de la mesure administrative d’interdiction de rassemblement applicable .
  • par voie de consultation écrite.

Durée d’application de ces mesures exceptionnelles. L’ensemble de ces dispositions s’applique aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 30 novembre 2020.

Coronavirus (COVID-19) : focus sur les sociétés anonymes (SA)

Vote via des moyens électroniques de communication. Depuis le 12 mars 2020, au sein SA, l’organe compétent pour convoquer l’AG, ou le représentant légal délégué pour le faire, peut décider que les associés ou actionnaires votent via des moyens électroniques de télécommunication. Dans ce cas, la société doit aménager un site Internet exclusivement consacré à cette fin. Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que cela soit possible.

A noter. Cette disposition s’applique aussi aux SARL, aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeur mobilières donnant accès au capital qui sont soumises aux règles applicables aux assemblées d’actionnaires au sein des SA en matière de visioconférence, de moyens de télécommunication, de vote électronique et de vote par correspondance.

Règles de représentation des actionnaires. Si l’AG se tient se tient hors de la présence physique de ses membres ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle en raison d’une mesure administrative de restriction des rassemblements collectifs pour des raisons sanitaires, la représentation de l’actionnaire doit respecter certaines règles :

  • le ou les mandat(s) de représentation, y compris ceux donnés par voie électronique, indiquant le mandataire, peuvent parvenir à la société jusqu’au 4ème jour précédant la date de l’AG
  • le mandataire peut adresser ses instructions pour l’exercice du ou des mandats dont il dispose à la société par message électronique à l’adresse électronique indiquée, au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée, en utilisant le formulaire de vote par correspondance.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent depuis le 12 avril 2020.

Changement de mode de participation. Depuis le 12 mars 2020, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation à l’assemblée générale peut choisir un autre mode de participation, sous réserve que son instruction parvienne à la société :

  • au maximum 3 jours avant la date de l’AG (sauf si les statuts prévoient un délai plus court) pour les formulaires de vote par correspondance ; toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris.
  • jusqu’au 4ème jour avant la date de l’AG pour les mandats, y compris ceux donnés par voie électronique.

Dans ce cas, les instructions précédentes sont révoquées.

Et si les statuts ne le prévoient pas ? Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que ces dispositions soient applicables.

Présidence de l’AG. Lorsqu’une AG se tient sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle du fait d’une mesure administrative de restriction de rassemblement du public, elle est présidée, depuis le 12 avril 2020, est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres, ou en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux, si elle ne peut l’être par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, ou en son absence.

A noter. Cette disposition s’applique aux SA, sociétés en commandite par actions (SCA), aux sociétés européennes, aux assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement, ainsi qu’aux assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.

Des scrutateurs. Pour les assemblées dont la convocation intervient après le 12 avril 2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux « scrutateurs » qui sont prioritairement choisis parmi les actionnaires.

Bon à savoir. Cette disposition s’applique, outre les sociétés listées plus haut, aux assemblées d’obligataires, aux assemblées de porteurs de titres participatifs, aux assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.

A noter. Le ministère de l’Economie a précisé que dans le cas d’une assemblée à huis clos, le dirigeant doit cependant s’assurer que les droits dont disposent les membres avant l’assemblée (comme par exemple poser des questions écrites, ou demander l’inscription de résolution à l’ordre du jour) sont respectés.

Durée d’application de ces mesures. L’ensemble de ces mesures sont applicables jusqu’au 30 novembre 2020.

Coronavirus(COVID-19): aménagement des règles de réunion des organes de direction

Une réunion non physique. Depuis le 12 mars et jusqu’au 30 novembre 2020, les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction (comme les conseils d’administration ou de surveillance par exemple) peuvent également se tenir hors de la présence physique de leurs membres. Ceux-ci sont réputés présents aux réunions s’ils y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui permet de les identifier, de transmettre leur voix et d’assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Une consultation écrite. La consultation écrite des membres est également admise, dès lors que les conditions qui l’entoure assurent la collégialité des délibérations (délais de réponse suffisants, possibilité de formuler des observations ou des questions écrites avant de devoir se prononcer, etc.). Aucune clause des statuts ne peut y faire obstacle.

Coronavirus (COVID-19): les structures et AG concernées

Pour qui ? Les structures concernées par les modifications des règles de tenue des assemblées générales sont :

  • les sociétés civiles et commerciales ;
  • les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
  • les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
  • les coopératives ;
  • les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
  • les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
  • les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
  • les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
  • les fonds de dotation,
  • les associations et les fondations.

De quelles assemblées générales est-il question ? Il s’agit de l’ensemble des assemblées générales des structures ci-dssus : assemblées générales ordinaire ou extraordinaire, annuelle ou non.

Coronavirus (COVID-19): l’arrêté des comptes pour les sociétés anonymes (SA)

Un principe. Au sein d’une SA, le directoire a en principe trois mois, à compter de la clôture de chaque exercice, pour arrêter les comptes annuels (ainsi que les comptes consolidés et le rapport de gestion s’il y a lieu), puis pour les communiquer au conseil de surveillance, afin que celui-ci puisse exercer son contrôle.

Une prorogation. Ce délai est allongé de trois mois, sauf pour les sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lors que celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Pour qui ? Ces dispositions sont applicables aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, qui a été déclaré par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus(COVID-19) : l’arrêté des comptes en cas de liquidation de la société

Un principe. En principe, le liquidateur d’une société qui a été désigné par une décision de justice doit, dans les trois mois qui suivent la clôture de chaque exercice, établir les comptes annuels (en fonction de l’inventaire qu’il a dressé des divers éléments de l’actif et du passif existants à cette date), ainsi qu’un rapport écrit, qui rend compte des opérations de liquidation réalisées au cours de l’exercice écoulé.

Une prorogation. Ce délai est allongé de deux mois.

Pour qui ? Cette disposition est applicable aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19): l’approbation des comptes

Un principe. Toutes les sociétés (civiles ou commerciales), ainsi que les entités dépourvues de « personnalité morale » (comme les sociétés en participation ou les sociétés créées de fait) sont tenues de respecter des délais pour procéder à l’approbation de leurs comptes et des documents joints.

Une prorogation. L’ensemble de ces délais d’approbation des comptes sont allongés de trois mois.

Pour qui ? Notez bien que cette disposition vise de très nombreuses structures : les sociétés civiles et commerciales, mais aussi les groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, et les sociétés en participation.

Pour qui (bis) ? Ces dispositions sont applicables aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi du 23 mars 2020. Elles ne sont cependant pas applicables aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes, si celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Possibilité d’absence physique des associés. Là encore, l’assemblée d’approbation de comptes peut se faire sans la présence physique des associés, qui peuvent y participer et voter par conférence audiovisuelle ou téléphonique, ou par consultation écrite.

Coronavirus (COVID-19): l’établissement des documents prévisionnels

Un principe. Une société est tenue d’établir divers documents prévisionnels dès lors qu’à la clôture de son exercice social, elle a employé au moins 300 salariés ou a réalisé un chiffre d’affaires net d’au moins 18 millions d’€.

Une définition. Pour mémoire, les documents prévisionnels à produire sont : une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un tableau des emplois et ressources (tableau de financement), un compte de résultat prévisionnel, et un plan de financement prévisionnel.

Quel délai ? Ces documents sont établis par le conseil d’administration, le directoire ou les gérants, ou encore le président ou les dirigeants désigné(s) pour cela dans les SAS, dans des délais suivants :

  • le plan de financement et le compte de résultat prévisionnel de l’exercice en cours, le tableau de financement, ainsi que la situation de l’actif réalisable et du passif exigible doivent être établis dans un délai de 4 mois à compter de l’ouverture de l’exercice ;
  • la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible du premier semestre de l’exercice, ainsi qu’une révision du compte de résultat prévisionnel établi 6 mois auparavant doivent être établis dans un délai de 4 mois qui suit la clôture du premier semestre de l’exercice.

Une prorogation. Ces délais sont allongés de deux mois.

Pour qui ? Ces dispositions s’appliquent aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, mis en place par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19) : prorogation de certains mandats de représentation des salariés

Principe de prorogation. Certains mandats de représentation des salariés, arrivés à terme entre le 12 mars et le 19 juin 2020 sans avoir été renouvelés ou remplacés, ou qui arrivent à échéance entre le 19 juin et le 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai, au plus tard le 30 novembre 2020) sont prorogés jusqu’à la date de leur renouvellement, ou de l’entrée en fonction des nouveaux membres nommés en remplacement, au plus tard le 30 septembre 2020.

A noter. Cette date butoir peut toutefois être repoussée par décret, au plus tard le 31 décembre 2020.

Quels mandats sont concernés ? Ces dispositions s’appliquent aux mandats suivants :

  • mandats des représentants des salariés au sein des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des sociétés, lorsqu’ils sont élus par les salariés ;
  • mandats des représentants des salariés actionnaires au sein de ces mêmes organes.

Notez que pour les mandats de représentants des salariés actionnaires, les nouvelles dispositions entrent en vigueur à l’issue du mandat en cours au 18 juin 2020.

Bon à savoir. Attention, ces dispositions ne s’appliquent pas aux mandats qui ont fait l’objet d’adaptations particulières suite à l’épidémie de coronavirus.

Mais aussi. Lorsque le mandat est arrivé à échéance entre le 12 mars et le 19 juin 2020, les délibérations prises par l’organe auquel le titulaire du mandat appartient ne peuvent être annulées en raison du seul fait que celui-ci n’a pas été convoqué, ou n’a pas pris part aux délibérations intervenues entre la date d’échéance de son mandat et le 19 juin 2020.

Focus sur les SA : rappel. Pour rappel, la loi relative à la croissance et la transformation des entreprises (dite loi « PACTE ») de mai 2019 a renforcé, au sein des conseils d’administration ou de surveillance de certaines sociétés anonymes, la présence des salariés ainsi que des salariés actionnaires.

Une nouveauté. Il est désormais prévu que les modifications des statuts de la société qui sont nécessaires à l’élection ou à la désignation des administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés ou les salariés actionnaires doivent être proposées lors de l’assemblée générale (AG) ordinaire organisée en 2020.

Date d’entrée en fonction. L’entrée en fonction de ces représentants intervient au plus tard :

  • à la date la plus tardive entre l’expiration d’un délai de 6 mois après l’AG portant les modifications statutaires nécessaires à leur désignation et le 30 septembre 2020, pour les administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés qui sont élus par eux, ainsi que pour les administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés actionnaires ; notez que la date du 30 septembre 2020 peut être repoussée par décret, au plus tard le 31 décembre 2020 ;
  • 6 mois après l’AG portant les modifications des statuts nécessaires à leur désignation, pour les autres administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés.

Entrée en vigueur. L’ensemble de ces dispositions entre en vigueur le 19 juin 2020.

Coronavirus (COVID-19): le cas des organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique

Un compte-rendu. Les organismes de droit privé qui bénéficient d’une subvention publique doivent produire un compte-rendu financier qui atteste que les dépenses effectuées l’ont été conformément à l’objet de la subvention. Ce compte-rendu doit être déposé auprès de l’autorité administrative ou de l’organisme chargé de la gestion d’un service public industriel et commercial qui a versé la subvention dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée.

Une prorogation. Ce délai est allongé de trois mois.

Pour qui ? Cette disposition est applicable aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mis en place par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19) : un échange facilité avec les impôts

Pour mémoire.

Pour rappel, les entreprises et les sociétés sont tenues de déposer auprès des impôts certains actes les concernant, en vue de leur enregistrement.

Par exemple. Il s’agit par exemple des actes constatant l’augmentation, l’amortissement ou la réduction de leur capital, ou encore ceux relatifs à leur dissolution.

Normalement. En principe, les actes soumis à l’enregistrement doivent présentés matériellement aux impôts, afin que la formalité de l’enregistrement soit réalisée sur les documents originaux.

Assouplissement en raison de la crise sanitaire. En raison du contexte de crise actuel, l’administration fiscale a assoupli, le 11 mai 2020, les modalités de transmission de ces actes. Désormais, les entreprises peuvent transmettre aux impôts les actes soumis à l’enregistrement par voie dématérialisée, c’est-à-dire par courriel.

En pratique. Les impôts exécutent la formalité de l’enregistrement sur le document transmis par mail, puis retourne la première page de la copie de l’acte par la même voie, avec la mention d’enregistrement, à l’entreprise concernée. L’entreprise n’a pas à adresser ultérieurement l’acte sous son format original aux fins de régularisation.

Règlement des droits d’enregistrement dus.Les droits d’enregistrement éventuellement dus sont réglés par virement.

Jusqu’à quand ? Cette mesure d’assouplissement s’applique jusqu’au 10 juillet 2020.

Attention. Notez que cette tolérance ne s’applique pas aux actes devant faire l’objet d’une formalité unique (dite « fusionnée ») auprès des services d’enregistrement et de publicité foncière.

A retenir

De nombreux dispositifs sont mis en place pour venir en aide aux entreprises confrontées à la crise du coronavirus. N’hésitez pas à solliciter l’aide de vos conseils et de vos interlocuteurs bancaires et administratifs habituels.

Sources

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