Comprendre la facturation électronique

27 octobre 2023

État des lieux de la facturation électronique obligatoire en 2023

Pour aborder le sujet de la facturation électronique en 2023, il est important de déterminer qui sont vos clients : entités publiques, entreprises, particuliers ?

Actuellement, l’obligation de facturation électronique de votre entreprise s’appréhende, en effet, selon la typologie de vos clients.

Clients publics

Si vos clients sont des personnes publiques (l’État, une collectivité territoriale ou un établissement public), la relation d’affaires dite « B2G » est régie par le Code de la commande publique.

Dans ce cas, la facturation électronique est déjà obligatoire! Et vous devez donc, utiliser la plateforme publique «ChorusPro» …

Clients professionnels

Vos clients sont des professionnels. Le rapport d’affaires est qualifié de « B2B » et dans ce cadre, ce sont les règles prévues par le Code de commerce qui s’appliquent. Elles prévoient clairement que tout achat d’un bien ou toute prestation de services effectuée par un professionnel pour les besoins d’un autre professionnel doit obligatoirement faire l’objet d’une facture au format non imposé.

Clients particuliers

Si vos clients sont des particuliers, il s’agit d’une relation d’affaires « B2C » , soumise au respect des dispositions protectrices prévues par le Code de la consommation. 

Dans ce type de relation, votre entreprise n’est pas tenue de facturer les prestations de services dont le prix est égal inférieur à 25 € (TVA comprise) excepté que si le client vous le réclame. Au-delà de ce seuil la facture est obligatoire mais son format à ce jour non imposé.

En résumé, aujourd’hui et jusqu’à la mise en place de la réforme :

  • rapport B2G : facturation obligatoire par voie électronique (utilisation de la plateforme ChorusPro)
  • rapport B2B : facturation obligatoire. Format non imposé (électronique ou papier )
  • rapport B2C : facturation obligatoire dès 25 € (pour les prestations de services). Format non imposé (électronique ou papier)

L’émission d’une facture électronique nécessite que l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité soient garanties, à compter de son émission et jusqu’au terme de sa période de conservation

Comprendre la réforme

Quelles sont les opportunités de la facturation électronique ?

En plus d’être écoresponsable, 2,5 Milliards de factures sont échangées en France chaque année et 85 % le sont au format papier (source CEGID), cette nouvelle méthode présente de nombreux avantages, en particulier  pour les entreprises, des process facilitant l’émission et la transmission des factures, la réduction des coûts administratifs et la simplification des opérations comptables et pour l’Etat un moyen de réduire la fraude fiscale. 

Simplifier et optimiser le traitement des factures pour les entreprises

Si les bénéfices pour les entreprises sont bien réels, l’objectif premier de la réforme concerne l’administration fiscale qui met en place un moyen de lutter contre la fraude fiscale, et notamment la fraude à la TVA, principale recette de l’état. A terme, l’administration fiscale prévoit d’ailleurs un pré-remplissage des déclarations de TVAqui facilitera les déclarations obligatoires. La facturation électronique lui offrira également une meilleure connaissance de l’activité des entreprises avec une vue en temps réel.

  • Réduire les coûts liés à la production, à l’envoi, à la réception et au stockage des factures papier (impression, affranchissement, archivage…).
  • Accélérer les délais de paiement en supprimant les délais postaux, en facilitant le rapprochement entre les factures et les bons de commande, en réduisant les litiges et les erreurs…
  • Améliorer la relation client- fournisseur en offrant un service plus rapide, plus fiable et plus transparent.
  • Renforcer la sécurité des données et des transactions en évitant les risques de perte, de vol ou d’altération des factures papier. La facturation électronique garantit également le respect des obligations légales en matière de conservation et d’accès aux factures.
  • Favoriser la transition écologique en réduisant la consommation de papier, d’encre et d’énergie. La facturation électronique contribue ainsi à diminuer l’empreinte environnementale de l’entreprise.

Lutter contre la fraude fiscale

Si les bénéfices pour les entreprises sont bien réels, l’objectif premier de la réforme concerne l’administration fiscale qui met en place un moyen de lutter contre la fraude fiscale, et notamment la fraude à la TVA, principale recette de l’état. A terme, l’administration fiscale prévoit d’ailleurs un pré-remplissage des déclarations de TVAqui facilitera les déclarations obligatoires. La facturation électronique lui offrira également une meilleure connaissance de l’activité des entreprises avec une vue en temps réel.

Qui est concerné par la facture électronique et quand ?

Toutes les entreprises établies en France assujetties à la TVA sont concernées et peuvent, dès à présent, se préparer à la réforme qui sera effective après le vote de la loi de finances 2024. L’Etat mettra en place un calendrier progressif de déploiement de la facture électronique. Les obligations de réception et d’émission des factures électroniques sont fonction de la taille de l’entreprise, l’ancien calendrier, prévoyait ainsi un déploiement en 3 étapes :

  • en réception pour l’ensemble des assujettis à la TVA, et en transmission pour les grandes entreprises 
  • en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire, (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires)
  • en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises, (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires)

L’obligation de facturation électronique (e-invoicing) : Les entreprises devront émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme électronique dans leurs transactions.

Les obligations des entreprises non-assujetties à la TVA et établies en France

Elles n’auront certes pas l’obligation d’émettre des factures au format électronique mais devront, elles aussi, se préparer à en recevoir de la part de leurs fournisseurs.

A noter, le report du déploiement

Initialement prévue à partir du 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la future loi de finances 2024, discutée au Parlement à compter d’octobre et votée au plus tard le 31 décembre.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Loin de s’intéresser uniquement à un format de fichier, la facture électronique implique des changements à plusieurs niveaux : nouvelles mentions, sélection des plateformes, informations vis-à-vis des statuts, changements de délais et renforcement des échanges avec l’administration fiscale.

C’est une facture qui permet de digitaliser de bout en bout la totalité de son cycle de vie :

  • Création
  • Transmission
  • Réception
  • Intégration dans la comptabilité
  • Archivage

Les procédures à respecter pour dématérialiser les factures :

 La législation indique les règles à suivre pour émettre et conserver les factures électroniques. Et pour être valide, une facture électronique doit respecter les mêmes règles qu’une facture papier, c’est-à-dire comporter l’ensemble des mentions obligatoires requises par l’administration.

Pour vous conformer aux obligations prescrites par la facturation électronique, vous pouvez le faire via :

  • L’utilisation d’une signature électronique avancée créée par un dispositif sécurisé et fondée sur un certificat électronique qualifié 
  • L’utilisation de l’échange des données informatisées (format EDI) selon une norme convenue entre les parties 
  • L’utilisation de la Piste d’Audit Fiable (PAF) : elle permet d’apporter la preuve qu’une facture est réelle, c’est-à-dire qu’elle garantit que cette dernière est authentique, intègre (sans aucune modification) et lisible sur le long terme

Pour la conservation des factures électroniques, la loi indique qu’elles doivent être conservées sur un support électronique pendant 3 ans puis sur un autre support, 3 ans de plus. Au total, il faut donc conserver les factures digitales 6 ans. 

Comment s’échangeront les factures électroniques ?

Avec la réforme, exit la transmission directe d’une facture entre fournisseurs et clients.
L’ensemble des factures échangées entre assujettis à la TVA devront obligatoirement transiter par une plateforme nationale – le Portail Public de Facturation (PPF) – qui jouera le rôle d’intermédiaire centralisateur et alimentera en temps réel l’administration fiscale en données de facturation. Les entreprises devront obligatoirement utiliser la facture structurée pour leurs transactions avec les entreprises. Seuls 3 formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF) : UBL, CII, Factur-X.

Les factures seront obligatoirement transmises par l’intermédiaire de cette plateforme dédiée : le Portail Public de Facturation (PPF) ou par une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Votre expert-comptable pour réussir votre transition vers la facturation électronique

La facturation électronique est une réforme majeure concernant toutes les entreprises françaises. Pour réussir cette transition, il faut anticiper les changements à venir et se préparer dès maintenant à adopter la facturation électronique. Le passage à la facture électronique obligatoire va modifier les habitudes de travail : certains process vont évoluer et certaines tâches vont disparaitre.

En fonction du niveau de digitalisation des entreprises clientes et de leur équipement actuel, des investissements dans de nouveaux logiciels sont potentiellement à prévoir ainsi qu’une réorganisation pour accompagner les collaborateurs vers de nouvelles missions. Se conformer à la facture électronique nécessite en effet de vraies transformations. Chez les TPE/PME, l’effort à fournir sera plus grand : ils devront se doter de nouveaux outils et repenser leur organisation interne….C’est dans ce contexte que FIVALEC vous propose d’anticiper et de vous accompagner dans le déploiement de solutions répondant aux exigences de la réforme.

Nos différentes missions

Elles renforcent notre position de tiers de confiance auprès de nos entreprises clientes, TPE-PME, en les accompagnant dans leurs démarches et leur politique de changement en vue d’une transformation numérique qui favorise leur développement et leur compétitivité.

Aux côtés des entreprises au quotidien, l’expert-comptable FIVALEC est le mieux placé pour identifier leurs forces et leurs faiblesses. Nous vous proposons donc d’établir un audit de mise en place de la facturation électronique.Il est en effet primordial de connaître le degré de digitalisation de votre entreprise, de faire un état des lieux exhaustif et de cartographier l’existant : outils utilisés, niveau de connaissance concernant l’obligation de facture électronique, ressources affectées, organisation actuelle, contraintes internes…

  • Une fois la réglementation comprise, il faut en effet important de réaliser un diagnostic de l’existant pour identifier les points forts et les points faibles du système de facturation actuel, les besoins et les attentes des utilisateurs, les contraintes techniques internes et réglementaires….
  • Nous analysons vos processus comptables existants, les systèmes de gestion utilisés et les flux de travail internes pour définir les travaux à mener, les échelonner, les répartir 
  • Nous faisons une cartographie des flux : de facturations internes et externes, internationaux ou nationaux, de process ou de résultats, avec des professionnels ou des particuliers ou des personnes publiques. 
  • Nous identifions votre ecosystème concerné : votre service comptable et financier,  les comptables clients et/ou fournisseurs, la DSI, la direction de la facturation, les responsables achats, les référents métiers… ainsi que les clients, fournisseurs, partenaires et sous-traitants. 
  • Enfin, nous intégrons dans votre processus le recours obligatoire aux statuts. Désormais, les factures électroniques seront associées à un statut : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Il faut donc les intégrer à votre système (informatique, mais aussi humain). 

Pourquoi analyser l’existant ? 

Regarder ce qui se passe au sein de votre entreprise permet à la fois de : 

  • Dresser une typologie de factures et donc, d’e-invoicing et d’e-reporting 
  • Connaître le processus interne en détail notamment sur les sujets de factures (biens, services ou mixtes) 
  • Recetter vos cas d’usage auto-facturation, acomptes, gestion des notes de débit… 
  • Comprendre les flux de factures et distinguer ceux qui seront concernés par l’e-invoicing et ceux communiqués à l’administration fiscale via de l’e-reporting

Une fois ce diagnostic réalisé et analysé, il sera possible de déterminer les actions à mettre en œuvre et la solution la mieux adaptée pour une mise en place simple et efficace de la facture électronique.

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises doivent choisir une plateforme d’échange certifiée et unifiée, c’est-à-dire qui contrôle la validité des factures en ce qui concerne la fiscalité, regroupe les informations fiscales afin de les envoyer à la DGFIP, identifie la plateforme du destinataire, transmet la facture une fois celle-ci validée et informe chaque partie de l’achèvement des opérations. 

Cette plateforme de dématérialisation est capable de générer, d’envoyer et de recevoir des factures structurées.Il existe de nombreuses options disponibles sur le marché, allant des logiciels de facturation électronique autonomes aux systèmes intégrés de gestion de documents, de gestion commerciale et comptable, de gestion des stocks et de la trésorerie. Il est important de choisir une solution qui réponde aux exigences légales tout en s’intégrant harmonieusement aux systèmes et processus existants de l’entreprise

Quel que soit votre processus digital, vous recevrez des factures dématérialisées dès l’entrée en vigueur de la réforme. La loi sur la facture électronique vous impose d’utiliser le Portail Public de Facturation (PPF) pour l’émission et la réception de vos données. En complément, vous êtes libres de vous équiper d’un outil digital agréé qui vous facilite le travail : la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Vous pouvez aussi opter pour un Opérateur de Dématérialisation (OD, non immatriculé auprès de l’État).

 Le Portail Public de Facturation (PPF) offrira des services minimums, mais d’autres acteurs comme les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) offrent des services de dématérialisation et d’automatisation complémentaires.

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir la plateforme la plus adaptée à vos besoins :

  • La compatibilité avec les standards socles UBL, CII, Factur-X et le Portail Public de Facturation (PPF), la gestion des statuts, les obligations de e-reporting …
  • La sécurité des données et des transactions. La solution doit garantir la confidentialité, l’authenticité et l’intégration des données échangées. Elle doit également assurer la sauvegarde et la restauration des données en cas de problème technique ou d’incident.
  • La simplicité d’utilisation et d’intégration. La plateforme doit être facile à prendre en main et à paramétrer. Elle doit également s’intégrer avec les autres outils de gestion de l’entreprise (comptabilité, CRM, ERP..) pour automatiser au maximum l’ensemble du processus comptable.
  • La flexibilité de la solution. Elle doit pouvoir s’adapter aux spécificités de chaque entreprise (secteur d’activité, taille, volume de factures…). Elle doit également offrir des fonctionnalités complémentaires, notamment la gestion des devis, des relances, des avoirs…

Prescripteur dans le choix du prestataire PDP de nos clients, nous étudions pour eux les différents prestataires existants, les conseillons sur le choix d’un prestataire agile , capable de stocker et exploiter cet afflux de données et d’en maîtriser parfaitement le fonctionnement afin de pouvoir accompagner nos clients dans sa prise en main.Le coût de la plateforme peut varier selon les fonctionnalités offertes, la prise en compte des formats. Nous comparons donc les offres du marché pour vous proposer celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Le choix de la plateforme est crucial et nous prendrons en compte, sa conformité aux exigences réglementaires, sa compatibilité avec vos outils existants, sa richesse fonctionnelle et les services additionnels proposés.

La mise en place de la facturation électronique implique un changement organisationnel et culturel au sein de l’entreprise.Cette mission nécessite un temps de formation pour aider les chefs d’entreprise et les collaborateurs concernés à décrypter l’obligation et comprendre le changement qui va les impacter et les bénéfices à en tirer : diminution des coûts et des tâches administratives, fluidification des échanges, meilleure gestion des factures, optimisation du pilotage de la trésorerie grâce à la réduction des délais de règlement…Il ne s’agit pas seulement de se conformer à la réglementation, mais bien de gagner en productivité et avoir un meilleur suivi des flux de facturation.

Nous proposons de vous accompagner pour :

  • Rassurer et impliquer vos collaborateurs : La facturation électronique apportera de réels avantages à vos collaborateurs qui verront diminuer considérablement leurs tâches administratives quotidiennes : moins de saisie, moins de relances pour les pièces comptables manquantes… Il faut faire preuve de pédagogie pour leur expliquer les évolutions, les impacts positifs sur leur métier : abandon des tâches chronophages et montée en compétence sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et pour faciliter leur adhésion, nos experts accompagnent vos collaborateurs dans cette transition et les former aux nouveaux outils et processus. 
  • Créer une équipe — et son pilote — responsable du pilotage du projet, qui assurera la coordination entre les différents acteurs internes (direction, service comptable, service commercial, service informatique) et externes (fournisseur du logiciel, administration fiscale, clients, fournisseurs…).
  • Définir la feuille de route fixant les étapes clés du projet, les délais à respecter et les indicateurs de suivi.
  • Élaborer le plan de communication pour informer et sensibiliser les collaborateurs sur les enjeux, les bénéfices et les modalités de la facturation électronique et informer également les clients et les fournisseurs du changement.
  • Organiser des sessions de formation pour former les utilisateurs au logiciel de facturation et aux nouvelles procédures et leur en ssurer la meilleure utilisation. Il faut également prévoir un accompagnement personnalisé et un support technique en cas de difficulté.

Nous vous proposons de vous accompagner pour :

  • Mettre en place les infrastructures et les systèmes nécessaires

Une fois la solution choisie, nous vous assistons sur la mise en place des infrastructures et des systèmes nécessaires pour prendre en charge la facturation électronique. Ce qui peut impliquer la configuration de serveurs sécurisés, l’installation de logiciels spécifiques, la formation du personnel sur l’utilisation de la solution et la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles. Notre objectif est de garantir que votre entreprise dispose des ressources techniques et humaines nécessaires pour gérer efficacement la facturation électronique.

  • Communiquer avec les partenaires commerciaux de l’entreprise

Le passage à la facturation électronique doit se réaliser suite à un accord commun avec ses clients ou fournisseurs. Information des partenaires commerciaux de la transition vers la facturation électronique et de la plateforme facilitant ainsi la mise à jour de leurs process internes afin de recevoir et de traiter les facturesélectroniques de votre entreprise. Mise en place d’une communication régulière pour résoudre d’éventuels problèmes 

  • Adapter les process internes

La transition vers la facture électronique peut nécessiter des ajustements des processus internes de l’entreprise. Il est essentiel de revoir et de modifier les flux de travail existants pour intégrer la facturation électronique de manière efficace. Cela peut inclure la définition de nouveaux protocoles pour la création, la validation, l’envoi et le suivi des factures électroniques.

En conclusion, l’ampleur et les impacts de cette réforme sur la vie quotidienne de votre entreprise sont à prendre en compte. A terme, ce système devrait vous faciliter la vie, mais les contours sont difficiles à cerner. D’où la nécessité de vous faire accompagner dans cette transition par votre cabinet d’expertise-comptable du Groupe FIVALEC. N’hésitez pas à nous solliciter pour découvrir nos offres d’accompagnement PME/TPE !

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