Chefs d’entreprise | Retards de paiement, impayés : comment sécuriser votre trésorerie ?

22 juillet 2024

Vous êtes à la tête d’une entreprise et l’un de vos clients professionnels ne paie pas sa facture en temps voulu… La gestion de la trésorerie de votre entreprise n’est pas de tout repos. Se faire payer en temps et en heure est parfois un véritable parcours du combattant. C’est d’autant plus vrai dans le contexte économique actuel où de nombreuses entreprises travaillent à flux tendu. 

Entre les salaires, les fournisseurs et les taxes à payer, les décaissements peuvent rapidement prendre le pas sur les encaissements. Heureusement, des solutions existent et vous éviteront de mettre la santé financière de votre entreprise en danger en vous protégeant du risque client.

Quelle situation en france ?

Avec plus de 12,7 jours de retard de paiement fin 2023, pour ses entreprises et seulement un tiers des paiements effectués à échéance prévue, la France n’est pas la championne du délai de règlement. L’observatoire des délais de paiement précise que 15 milliards d’euros de trésorerie ont manqué aux TPE/PME, du fait des retards de paiement et près d’une entreprise sur deux a connu ou connaît des difficultés financières en raison des risques clients.

Le risque client, c’est quoi ?

Quand on parle de risque client, ce sont les sommes facturées à un client  pas encore réglées. Autrement dit :

Les retards de paiements

Les retards de paiement sont malheureusement assez fréquents. Il peut s’agir d’une erreur involontaire. Un manque de communication ou un dysfonctionnement au sein des équipes comptables du client sont des cas de figure classiques.

Un retard de paiement peut être volontaire. Le client n’est pas en mesure d’honorer sa dette à la date initialement prévue. Toutefois, il a réellement besoin de vos services et décide de prendre le risque.

Les impayés

Quand un client passe une commande auprès d’un fournisseur, un délai de paiement est fixé pour sceller la transaction. Or, il est fréquent qu’un client accuse plusieurs jours de retard pour rembourser sa dette. Il n’est pas rare qu’un litige sur la commande en soit à l’origine. Qu’il soit de bonne ou de mauvaise foi, le client estime avoir été floué dans l’opération commerciale et refuse de procéder au remboursement. Il est plus courant que le client ait une trésorerie en berne et pas la capacité de rembourser.

L’impact des impayés sur la trésorerie de votre entreprise

Croissance en berne faute de trésorerie suffisante, pénalités financières en raison d’une trésorerie défaillante,obligation de recourir aux capitaux propres pour améliorer la situation financière de votre entreprise, image négative auprès des établissements bancaires… au-delà du manque à gagner qu’induit une facture impayée, le défaut de paiement peut nuire dangereusement à votre trésorerie : votre délai moyen de paiement augmente et votre besoin en fonds de roulement grimpe également. Il vous faut trouver des solutions de financement de trésorerie pour continuer à payer les salaires, les charges et les projets de développement. Nous construisons une solution sur mesure qui sera adaptée à vos besoins dans le temps.

Les retards de vos clients affectent directement votre équipe comptable. Une facture non-réglée, c’est un suivi à mener et les démarches de recouvrement des impayés amiable et judiciaire sont chronophages.

Si les impayés sont récurrents ou s’accumulent, ils peuvent vous mettre dans une situation délicate : impossibilité d’investissement, retard dans le paiement de vos propres fournisseurs, difficulté de payer les salaires de vos employés… Les entreprises dont la majeure partie de l’activité dépend d’un gros client doivent être particulièrement vigilantes, face aux risques de dépôt de bilan.

Quelles sont les entreprises les plus impactées ?

  • Les TPE et PME sont les plus vulnérables. Le retard de paiement est d’ailleurs responsable de 25 % des faillites des PME 
  • Le BTP, toujours impacté par la nature de son industrie
  • Le secteur de la construction constate, en moyenne, un délai de paiement client de plus de 60 jours. 

Retard de paiement : de quoi s’agit-il ?

Pour déterminer si vous faites face à un retard de paiement et donc, si vous devez agir, il est important de reprendre le contrat qui vous lie à votre client.

À ce stade, deux hypothèses peuvent se rencontrer :

  • soit vous n’avez convenu d’aucun délai de paiement ;
  • soit un délai de règlement est prévu.

Lorsqu’aucun délai n’est prévu, la loi prévoit que vous devez obtenir le paiement de votre facture au plus tard le 30e jour du mois suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation.

En revanche, si vous avez convenu d’un délai « conventionnel » de règlement de la facture, sachez que celui-ci ne peut pas dépasser 60 jours après la date d’émission de la facture ou à titre dérogatoire et au choix des parties :

  • 45 jours fin de mois après la date d’émission de la facture ;
  • 90 jours, à compter de la date d’émission de la facture, pour les achats effectués en franchise de TVA par les entreprises de négoce dites de « grand export ».

A noter que les délais dérogatoires précités ne sont possibles qu’à condition qu’ils soient expressément stipulés par contrat.

Les différentes causes du retard de paiement

Du point de vue du client

Les causes de retard de paiement du client peuvent être multiples:

  • L’oubli
  • La complexité et la durée des processus de validation des factures qu’on trouve souvent dans les grands groupes
  • Les litiges ou désaccords sur la nature, l’objet ou le volume de marchandise ou prestation différents de la commande initiale
  • La difficulté financière

A noter que plus de 70% des retards de paiement sont dû à une erreur de commande

Du point de vue de l’entreprise

L’entreprise a parfois une responsabilité dans les retards de paiement :

  • Erreur de livraison ou facture erronées
  • Manque de ressources dédiées au suivi des commandes et à la réclamation des paiements
  • Absence d’information centralisée et mauvaise communication au sein de l’entreprise
  • Méconnaissance des procédures quant à la mise en demeure et contentieux pour gérer les factures impayées

Comment réduire les retards de paiement ?

L’anticipation : c’est la clé qui permet d’éviter, au moins en partie, les retards de paiement. Comment ? En mettant en place un suivi régulier de la facturation. Pour cela, FIVALEC peut vous aider, en mobilisant ses expertises  dans le cadre de la prestation spécifique d’accompagnement gestion et conseil .Ce suivi vous permet de connaître les habitudes de paiement de vos clients, pour déterminer la nature des actions à mettre en place.

Les bonnes pratiques avant la facturation

  • Analyser la solvabilité des prospects et des clients : en particulier pour les nouveaux clients, étude sur la santé financière, consultation de bases de données en ligne avec accès aux données publiques des sociétés comme les comptes de résultat, les sanctions appliquées par Bercy s’il y en a eu ..
  • Définir des limites d’encours par clients et paramétrer des alertes pour détecter à temps les situations à risque : ne pas dépasser une certaine somme d’encours avec un client particulier en fonction de l’analyse de risque. Vous baser sur votre propre relation avec vos clients, lorsqu’il s’agit de contrats récurrents.
  • Rédiger correctement les CGV et documents contractuels : cadrez vos paiements pour éviter les objections sur les conditions en cas de litige.
  • Inciter à payer au bon moment : c’est-à-dire à l’échéance de la facture grâce à une plateforme de paiement sécurisée accessible directement depuis vos mails de confirmation/relance.
  • Proposer différents moyens de paiements à vos clients : prélèvement automatique sur du paiement récurrent, e-virement … 
  • soigner les devis, factures et contrats de vente : évidemment, toutes les mentions légales obligatoires doivent figurer sur ces documents et vous devez fixer vos conditions de paiement et de délai (nombre de jours, etc.). Si vous décidez d’inclure des pénalités de retard, le client doit donc en être informé sur le contrat qu’il signe.
  • Suivre l’état de votre trésorerie régulièrement et avec attention pour réagir suffisamment tôt face à une difficulté.
  • Suivre rigoureusement l’état de vos créances. Relancez vos clients au moindre retard en les informant des pénalités qui s’appliquent. Contactez-les par tous les moyens dont vous disposez : email, téléphone, courrier, recommandé…

Si vous êtes confronté à un retard de paiement ou à un impayé, vous pouvez choisir de mettre en œuvre des recours amiables ou judiciaires. Mais, avant tout, rapprochez-vous de votre expert-comptable FIVALEC qui, au fait de la situation de votre entreprise, sera le plus à même de vous conseiller sur la marche à suivre.les recours amiables : 

Si malgré tout, vous constatez un impayé, il est important de contacter rapidement votre client 

Pour réduire au maximum les risques de retard, plusieurs bonnes pratiques sont à mettre en place. Il s’agit ici de mettre en place des processus rigoureux de contrôle et suivi.

Les bonnes pratiques après la facturation

Suivre les bons indicateurs de performance : le délai moyen de paiement global et par client ou groupe de clients, l’encours clients, le prévisionnel d’encaissement… Vous devez pouvoir suivre et mesurer tout ce qui touche à vos délais de paiement pour agir sur les bonnes étapes.

  • Relancer systématiquement à chaque retard de paiement constaté : ne laissez rien passer ! 
  • Varier les canaux de communication : le mail pour les premiers niveaux de retard, puis le téléphone pour connaître les raisons du retard, enfin les courriers (simple puis avec AR) qui sont plus formels.
  • Automatiser l’envoi des relances : l’idée est de gagner encore du temps et de ne surtout pas oublier une relance.
  • Intégrer l’équipe commerciale dans une étape de relance : les commerciaux connaissent bien le client et c’est un autre point de contact. 

Premier contact : appel téléphonique ou e-mail

Un simple appel téléphonique ou un e-mail peut souvent régler un retard de paiement. proposez des solutions de paiement échelonné si nécessaire. Un e-mail a l’avantage de laisser une trace écrite, utile en cas de litige ultérieur.

Lettre de relance

Si le premier contact n’aboutit pas, envoyez une lettre de relance. Précisez clairement l’objet de la lettre, le montant dû et les pénalités éventuelles. Envoyez cette lettre en recommandé avec accusé de réception pour conserver une preuve.

Lettre de mise en demeure

Si aucune réponse n’est obtenue après plusieurs relances, envoyez une lettre de mise en demeure. Ce document, envoyé par recommandé ou par huissier, constitue la dernière étape avant une action judiciaire. Il mentionne explicitement les pénalités de retard, le montant dû et le délai accordé pour régulariser la situation.

Après toutes ces actions, si l’impayé subsiste, une action en justice doit être envisagée.

Attention ! Rappelez-vous qu’entre professionnels, la prescription est de 5 ans : cela signifie qu’au-delà de ce délai, votre créance sera prescrite et vous ne pourrez plus en obtenir le paiement.

Aller plus loin

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Souscrire une assurance crédit

Cette dernière vous protègera des risques d’impayés avec des experts chargés d’évaluer vos clients et de recouvrer vos impayés. En cas de non-aboutissement du recouvrement, l’assurance-crédit vous indemnise. Il faut néanmoins compter un délai de carence de plusieurs mois avant d’être indemnisé.

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Demander un acompte

Pour être sûr que votre travail soit, au moins partiellement, rémunéré, vous pouvez demander des acomptes. Cela vous permet de financer les différentes étapes de réalisation (achat de matériel, paiement des salaires, recherche et temps de travail passé sur le projet) mais également d’avoir une première avance sur le paiement.Aussi, en demandant un acompte, vous fidélisez votre client. En effet, il y a peu de chance qu’il aille chez un de vos concurrents s’il a déjà réglé des sommes chez vous.

La phase de recouvrement : les recours judiciaires

Il existe deux procédures judiciaires, l’injonction de payer et le référé-provision qui peuvent vous permettre d’obtenir le paiement des sommes qui vous sont dues :

Cette procédure concerne les créances contractuelles dont le montant est déterminé par le contrat.

Pour mettre en œuvre cette procédure, vous allez devoir saisir le Tribunal de commerce si votre créance est de nature commerciale. À défaut, vous devrez saisir le Tribunal judiciaire.

Cette procédure permet d’obtenir une décision judiciaire « rapide » (dans un délai d’un mois environ), ainsi que le versement d’une provision sur les sommes dues, dès lors que l’existence de la créance n’est pas sérieusement contestable.

Pour la mettre en œuvre, vous devrez assigner votre client devant un juge des référés, tel le président du Tribunal de commerce ou le président du Tribunal judiciaire.

Quelles sont les conséquences d’un retard de paiement ?

En cas de retard de paiement, l’acheteur s’expose à des pénalités de retard et à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrements à verser au fournisseur. Les pénalités de retard sont une sanction pécuniaire qui s’applique pour chaque jour de retard de paiement.

Les pénalités de retard et les conditions d’application doivent être indiquées dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur. Le taux des pénalités dépend du taux directeur de la banque centrale européenne (BCE). Le taux des pénalités change tous les semestres. Le taux des pénalités ne peut pas être inférieur à 15,21 % (3 x le taux de l’intérêt légal du 1er trimestre 2024).

à savoir

Les pénalités de retard peuvent être appliquées sans avoir à faire un rappel de paiement.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est également appliquée. Son montant est égal à 40 €. Cette indemnité doit être mentionnée dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur et sur les factures qu’il émet.

Elle s’applique à chaque facture qui n’a pas été payée dans les délais. En revanche, elle s’applique une seule fois et non à chaque jour de retard.

Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de l’indemnité, alors le fournisseur peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Celle-ci ne doit pas être mentionnée sur les factures et CGV.

Les indemnités ne sont pas soumises à la TVA.

L’indemnité forfaitaire est due même en cas de paiement partiel de la facture.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la réglementation ?

L’entreprise qui ne respecte pas l’une des règles suivantes s’expose à une amende administrative :

  • Délais de paiement prévus entre le fournisseur et l’acheteur
  • Mention des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire dans les conditions générales de vente (CGV)
  • Taux des pénalités de retard et conditions d’exigibilité non conformes convenues entre les parties
  • Modalités de calcul et d’évaluation des délais de paiement

L’entreprise s’expose à l’une des sanctions suivantes :

  • Pour une entreprise individuelle (EI) : 75 000 €. Ce montant est porté à 150 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la 1re sanction est devenue définitive
  • Pour une société : 2 millions €. Ce montant est porté à 4 millions € en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la 1re sanction est devenue définitive

Retard de paiement : un projet de règlement européen à suivre

Le 12 septembre 2023, le Parlement européen a publié un projet de règlement européen visant à renforcer la lutte contre les pratiques de retard de paiement dans les transactions commerciales.

Cette proposition reprend une grande partie de la directive européenne actuellement applicable en la matière, mais avec quelques modifications notables :

  • un délai de paiement maximal unique de 30 jours est introduit pour toutes les transactions commerciales ;
  • il est prévu une meilleure protection des sous-traitants dans les travaux publics de construction, qui sont particulièrement vulnérables aux retards de paiement ;
  • le paiement des intérêts de retard est rendu obligatoire et automatique jusqu’au règlement de la dette ;
  • les États membres devront mettre en place des autorités chargées de contrôler et d’assurer l’application stricte des règles visant à protéger les créanciers contre les mauvais payeurs ;
  • les recours volontaires à des mécanismes de règlement extrajudiciaire des litiges efficaces et indépendants, permettant un règlement plus rapide des litiges entre créanciers et débiteurs, sans nuire à leurs relations commerciales, sont favorisés.

Les experts du Groupe Fivalec se tiennent à la disposition des entrepreneurs pour évoquer et anticiper les conséquences de l’application future de cette proposition de règlement européen.

En cas de retard de paiement répété, optez pour la sécurisation de votre trésorerie grâce à l’accompagnement d’un expert-comptable FIVALEC !

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